Créer vos dépôts¶
Un dépôt dans Klénéa, c'est un emplacement physique où vous stockez des produits : chambre froide positive, congélateur, économat sec, armoire à pharmacie, etc. Chaque produit en stock est toujours rattaché à un dépôt — c'est ce qui vous permet de retrouver qui est où au moment d'un inventaire ou d'une sortie cuisine.
C'est la 3ème étape de votre démarrage. Avant d'importer vos produits, prenez 10 minutes pour créer vos dépôts.
Accéder à la page¶
Dans le menu de gauche, sous Administration, cliquez sur Référentiels → puis sur Dépôts dans le sous-menu.
Vous arrivez sur la liste de vos dépôts (vide à votre première connexion).
La liste des dépôts¶
Chaque ligne représente un dépôt avec :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Badge | Code court coloré (ex: CFP, DSEC, CFN) — c'est ce qui s'affiche partout dans Klénéa pour identifier rapidement le dépôt |
| Nom | Le nom complet (ex: Chambre froide positive) |
| Type | La catégorie de stockage (Chambre froide, Congélateur, Économat sec, Autre…) |
| Produits en stock | Nombre de produits actuellement présents dans ce dépôt avec une quantité supérieure à 0. Cliquez sur le compteur pour voir la liste. |
| Actif | Vert ✓ si le dépôt est en service, rouge ✗ sinon |
| Modifier | Ouvre la fiche du dépôt pour modification |
Vous pouvez chercher, filtrer et trier la liste, ainsi qu'afficher/masquer des colonnes avec les boutons en haut à droite du tableau.
Créer un nouveau dépôt¶
Cliquez sur le bouton vert « Nouveau dépôt » en haut à droite.
Le formulaire est organisé en 3 sections.
1. Identité du dépôt¶
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Nom (obligatoire) | Le nom parlant utilisé partout dans l'app. Ex : Chambre froide n°1, Économat sec, Congélateur cuisine. |
| Badge court (obligatoire) | 3 à 6 caractères, en majuscules, qui apparaît comme étiquette colorée dans toutes les listes. Ex : CF1, ECO SEC, CONG. |
| Code (obligatoire) | Identifiant technique en minuscules + underscores (ex : cf1, eco_sec, cong). Utilisé dans les exports Excel et les URLs internes — ne le modifiez plus une fois créé. |
| Emplacement physique | Précision sur l'endroit (ex : Sous-sol, près de la cuisine ; Couloir étage 2). Utile pour les nouveaux arrivants. |
| Description | Notes libres : ce qu'on y stocke principalement, particularités d'accès, etc. |
Bien choisir son badge court
Le badge apparaît sur toutes les lignes de stock, réceptions, sorties, inventaires. Plus il est lisible, plus la lecture est fluide. Évitez les badges trop génériques (X, 1) ou trop longs (CHAMBRE_FROIDE). Privilégiez CFP, CFN, CONG, ECO SEC, etc.
2. Type & températures¶
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Type (obligatoire) | Choisissez dans la liste : Chambre froide, Congélateur, Économat sec, Autre… Cela conditionne les températures par défaut et certains comportements HACCP. |
| T° min | Température minimale tolérée dans ce dépôt. |
| T° consigne | Température cible idéale (la "bonne" température). |
| T° max | Température maximale tolérée. |
Pré-remplissage automatique selon le type
Dès que vous choisissez un Type, les températures par défaut s'affichent automatiquement (ex : Chambre froide positive → 0°C / +4°C / +8°C). Vous pouvez les ajuster ensuite si votre établissement a des consignes particulières.
Pourquoi renseigner les températures ?
Elles servent à la traçabilité HACCP : à la réception d'une livraison, Klénéa vous demande la température à laquelle vous avez reçu les produits, et la compare à la fourchette du dépôt. Si elle sort des bornes, Klénéa vous alerte.
3. Affichage¶
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Couleur du badge (obligatoire) | La couleur de fond du badge dans les listes. Choisissez une couleur par type pour repérer en un coup d'œil (ex : bleu pour congélateurs, vert pour chambres froides, gris pour économats). |
| Ordre d'affichage (obligatoire) | Position du dépôt dans les listes déroulantes et tableaux. 0 = en haut, 1 = en dessous, etc. Mettez les dépôts les plus utilisés en premier. |
| Dépôt actif (toggle) | Activé par défaut. Désactivez un dépôt si vous ne l'utilisez plus (en attendant de pouvoir le supprimer ou pour le mettre en pause). |
Sauvegarder¶
Cliquez sur Créer en bas de page. Vous êtes redirigé vers la liste, votre nouveau dépôt apparaît.
Si vous changez d'avis, Annuler revient à la liste sans rien enregistrer.
Modifier un dépôt existant¶
Sur la liste, cliquez sur « Modifier » au bout de la ligne. Vous retrouvez le même formulaire, pré-rempli avec les valeurs actuelles. Modifiez, puis Sauvegarder les modifications.
Le champ Code ne devrait pas changer
Si vous modifiez le Code d'un dépôt déjà utilisé, ça impacte les exports Excel passés (qui référençaient l'ancien code) et les URLs en favoris. Ne le changez qu'en cas de réelle erreur de saisie initiale.
Désactiver plutôt que supprimer¶
Quand un dépôt n'est plus en service (chambre froide en panne, déménagement…), désactivez-le via le toggle « Dépôt actif » de sa fiche, plutôt que de le supprimer.
Raisons : - Les stocks historiques et mouvements passés restent traçables (obligation HACCP) - Le dépôt reste modifiable si jamais vous le réactivez plus tard - Les réceptions et sorties anciennes continuent d'afficher le bon nom de dépôt
Un dépôt désactivé disparaît automatiquement des listes déroulantes de réception, sortie et inventaire — donc plus de risque qu'un agent y range un produit par erreur.
Quelques exemples concrets¶
Voici une organisation type pour une clinique de 100 lits :
| Nom | Badge | Type | T° consigne |
|---|---|---|---|
| Chambre froide positive | CFP |
Chambre froide | +4°C |
| Chambre froide négative | CFN |
Congélateur | −18°C |
| Économat sec | ECO SEC |
Économat sec | — |
| Économat frais (boissons, conserves ouvertes) | ECO FR |
Chambre froide | +6°C |
| Armoire d'office | OFF |
Autre | — |
L'idée : un dépôt par zone de rangement physiquement distincte. Mieux vaut 6 dépôts précis que 2 dépôts fourre-tout — vos inventaires seront plus rapides.
Et après ?¶
Vos dépôts sont prêts. Vous pouvez passer à l'étape suivante :