Configurer votre établissement¶
Avant de créer votre catalogue et de passer vos premières commandes, vérifiez et complétez la fiche de votre établissement. Cette fiche apparaît en haut de tous vos documents (PDF de commandes, bons de réception) et conditionne certains réglages (fuseau horaire, langue).
Accéder à la page¶
Dans le menu de gauche, sous Administration, cliquez sur Mon établissement.
Vous arrivez sur le formulaire de modification de votre établissement, organisé en 5 sections.
1. Identité de l'établissement¶
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Nom usuel (obligatoire) | Le nom couramment utilisé pour parler de l'établissement (ex : Clinique La Violette). C'est ce qui apparaît dans Klénéa et sur vos documents. |
| Identifiant technique | Figé après création. Utilisé dans les URLs internes et les exports. Si vous devez le modifier, contactez Klénéa via le formulaire de contact. |
| Raison sociale | La dénomination juridique exacte de l'établissement (ex : Clinique La Violette SARL). Utile pour les documents officiels. |
| SIRET | Le numéro à 14 chiffres de votre établissement. |
Différence entre nom usuel et raison sociale
Le nom usuel est court, parlant, et utilisé partout dans l'app. La raison sociale est la dénomination légale complète, qui apparaît uniquement en bas des documents officiels (bons de commande, mentions légales).
2. Identité visuelle¶
Ajoutez votre logo pour qu'il s'affiche en haut de tous les PDFs et bons imprimés (bons de commande, bons de réception, fiches d'inventaire, etc.).
- Format : PNG ou JPG
- Taille recommandée : 400 × 200 px (format paysage)
- Poids maximum : 2 Mo
Cliquez sur Choisir un fichier, sélectionnez votre logo, puis sauvegardez.
Pas encore de logo officiel ?
Vous pouvez laisser ce champ vide pour l'instant — Klénéa utilisera le nom de votre établissement à la place. Vous pourrez ajouter le logo plus tard.
3. Type & capacité¶
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Type d'établissement (obligatoire) | Choisissez dans la liste : Clinique, EHPAD, HAD, SSIAD, Restauration médico-sociale, etc. |
| Nombre de lits | La capacité d'accueil de votre établissement. Utile pour les analyses comparatives. |
4. Coordonnées¶
Remplissez l'adresse complète de l'établissement :
- Adresse postale (rue, complément d'adresse)
- Code postal
- Ville
- Pays / territoire (obligatoire)
- Téléphone du standard
- Email de contact général
Ces informations apparaissent sur vos bons de commande envoyés aux fournisseurs — pensez à les remplir correctement.
5. Préférences¶
| Champ | À renseigner |
|---|---|
| Fuseau horaire (obligatoire) | Affecte tous les horodatages (réceptions, sorties, audit). Pour la France métropolitaine : Europe/Paris. Pour les DOM-TOM : choisissez le fuseau correspondant (ex : America/Guadeloupe = UTC-4). |
| Langue (obligatoire) | Pour l'instant Français uniquement. D'autres langues seront ajoutées plus tard. |
| Établissement actif | Toggle. Désactiver suspend l'accès à tous les utilisateurs de l'établissement, sans supprimer les données. Utile en cas de fermeture temporaire ou de problème de facturation. |
Ne désactivez pas votre établissement par erreur
Si vous désactivez le toggle « Établissement actif », plus personne ne pourra se connecter à cet établissement (vous y compris). Pour réactiver, vous devrez nous contacter via le formulaire de contact.
Sauvegarder¶
Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur Sauvegarder les modifications en bas de page.
Si vous avez fait des modifications puis changez d'avis, cliquez sur Annuler pour revenir à l'état précédent.
L'historique¶
En bas de page, sous le formulaire, un bloc Historique liste qui a modifié quoi, quand. C'est l'audit trail réglementaire : chaque changement est tracé et conservé.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Quand | Date et heure exactes du changement |
| Qui | L'utilisateur qui a fait la modification |
| Action | Création, Modification, Suppression |
| Détails du changement | Le champ modifié et la valeur (avant → après) |
Vous pouvez rechercher et filtrer dans cet historique. C'est précieux en cas d'audit HACCP ou de questions internes.
Et après ?¶
Votre établissement est configuré. Passez à l'étape suivante :